Privacyverklaring

 

Coöperatie Klooster&Buren, hierna te noemen K&B, verwerkt persoonsgegevens. Dit doet K&B voor de eigen organisatie en daarnaast ook voor stichting beheer Oldeheem en stichting Sint Jan. Door de aard van onze dienstverlening beschikken wij over bepaalde gegevens van je. In deze verklaring leggen we uit welke (persoons)gegevens wij verwerken, wanneer we dit doen en voor welke doeleinden.

Wij zijn een platte organisatie, waarbij de diensten die wij leveren persoonlijk, eenvoudig en betrouwbaar zijn. De behoeften van de mensen die onze diensten afnemen staan voorop, daarom zijn wij voortdurend aan het ontwikkelen en op zoek naar manieren om onze dienstverlening te verbeteren.

Wij hechten veel waarde aan het beschermen van jouw persoonlijke gegevens en gaan hier erg zorgvuldig mee om. Elke verwerking van gegevens die wij doen, voldoet aan de huidige wet- en regelgeving op het gebied van privacy (AVG).

Toepasselijkheid

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van gegevens van en door K&B.

Verwerking

Coöperatie K&B verwerkt gegevens die verstrekt zijn door de mensen die gebruik maken van de diensten, in de breedste zin van het woord, van K&B, stichting beheer Oldeheem en stichting Sint Jan. Daarnaast verwerkt K&B gegevens die verstrekt zijn door mensen die diensten leveren aan K&B, stichting beheer Oldeheem en stichting Sint Jan.

Wanneer verzamelen we jouw gegevens?

K&B verzamelt gegevens bij het aangaan van: een zorgovereenkomst, arbeidsovereenkomst en projectopdrachten, vrijwilligersovereenkomst, huurovereenkomst en lidmaatschap. Daarnaast verzamelen we gegevens van je wanneer je gebruik maakt van onze maaltijdvoorziening.

Welke gegevens verzamelen we en waarom?

In het algemeen verzamelen wij alleen gegevens die noodzakelijk zijn om de diensten te verlenen.
De algemene gegevens die wij verzamelen zijn:

  • (bedrijfs)naam
  • Adres
  • Woonplaats
  • Telefoonnummer
  • Emailadres
  • Geslacht
  • Geboortedatum

De algemene gegevens zijn nodig om de overeenkomsten en lidmaatschappen tot stand te brengen.

Zorgovereenkomst

Wanneer je een zorgovereenkomst met ons afsluit dan verzamelen we naast bovenstaande algemene gegevens ook nog de volgende gegevens van je:

  • Diagnose en indicatie
  • Medische informatie
  • Dossier vorige zorgverlener (wanneer van toepassing)
  • BSN
  • Kopie ID
  • Zorgverzekeringsgegevens
  • Contactgegevens belangenbehartigers

De bovenstaande gegevens worden verzameld om de zorg op een juiste manier te kunnen leveren en te voldoen aan de wettelijke verplichtingen die we hebben.

Arbeidsovereenkomst

Wanneer je bij ons komt werken verzamelen we naast de algemene gegevens ook nog de volgende gegevens van je:

  • IBAN
  • BSN
  • Kopie ID
  • Zorgverzekering
  • Kopie van relevante diploma’s en cursussen
  • VOG
  • ARBO-gegevens (wanneer van toepassing)

De gegevens die we verzamelen bij het aangaan van een arbeidsovereenkomst zijn wettelijk verplicht of noodzakelijk voor het verrichtten van betalingen.

Vrijwilligersovereenkomst

Ook wanneer je vrijwilliger bent binnen onze organisatie hebben we naast de algemene gegevens soms ook nog andere gegevens van je nodig:

  • IBAN
  • BSN
  • VOG
  • Kopie ID

Bij het aangaan van een vrijwilligersovereenkomst verzamelen we bovenstaande gegevens om te controleren of je in sommige gevallen geschikt bent om als vrijwilliger te werken. Een voorbeeld hiervan is het VOG. Wanneer je regelmatig in aanraking komt met onze bewoners, die soms kwetsbaar zijn, willen we zeker weten dat je geen risico vormt.

Huurovereenkomst

Bij het huren van een appartement in ‘t Olde Heem hebben we naast de algemene gegevens de volgende gegevens van je nodig:

 

  • BSN
  • IBAN
  • Kopie ID
  • Gegevens contactpersoon

Wij verzamelen deze gegevens zodat we de huren kunnen incasseren door middel van een automatische incasso. Daarnaast willen we controleren of je echt bent, wie je zegt dat je bent.

Lidmaatschap

Wanneer je lid wordt van coöperatie K&B vragen we je aan te geven wat je van ons nodig denkt te hebben en wat je ons zou kunnen brengen. Afhankelijk van wat je hier invult zou het kunnen zijn dat je hiermee extra persoonlijke gegevens aan ons verstrekt. Daarnaast verzamelen we nog:

  • IBAN

Wij verzamelen je IBAN-nummer doordat er op onze rekeningen betalingen binnenkomen van het lidmaatschapsgeld.

Maaltijdvoorziening

Bij K&B is het mogelijk gebruik te maken van de maaltijdservice. Dit kan zowel in het Olde Heem zijn als in de gemeente de Marne. In beide gevallen verstrek je naast de algemene gegevens ook nog de volgende gegevens:

  • IBAN
  • Informatie over jouw eventuele dieet.

Deze informatie hebben we nodig voor de automatische incasso van de kosten van de maaltijden. Daarnaast hebben we de dieetgegevens nodig om je de juiste maaltijd te kunnen leveren.

Jouw rechten

Je kunt altijd inzicht krijgen in de gegevens die door ons worden verwerkt. Ook kun je je gegevens laten aanpassen of laten verwijderen.  Let wel, wij kunnen niet altijd gehoor geven aan jouw vraag om gegevens te verwijderen. Wij moeten bijvoorbeeld bij een arbeidsovereenkomst bepaalde stukken zeven jaar bewaren. Als wij geen gehoor kunnen geven aan jouw verzoek dan zullen we dit aan je uitleggen. Wanneer je inzicht wil in jouw gegevens of iets wil wijzigen of verwijderen dan kun je contact op nemen met ons via info@kloosterenburen.nl

Hoe beveiligen we jouw gegevens?

Beveiliging

K&B neemt passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beveiligen tegen ongeoorloofde toegang, vernietiging (al dan niet opzettelijk), verspreiding of een andere vorm van onrechtmatige verwerking van je gegevens.
Alle digitale gegevens worden bewaard op beveiligde servers. Daarnaast worden de gegevens die aan ons op papier zijn verstrekt, bewaard in een brandkast.  Onze website maakt gebruik van een betrouwbaar SSL certificaat. Een beperkt aantal mensen heeft toegang tot jouw gegevens. Jouw gegevens zijn alleen inzichtelijk en toegankelijk voor medewerkers van K&B die deze nodig hebben voor het uitvoeren van hun werk.

Bewaren

Wij bewaren jouw gegevens voor de doeleinden zoals eerder in dit document beschreven. Dit doen wij niet langer dan nodig is.

Derden of verwerkers

Het kan zijn dat we jouw gegevens moeten delen met een ander bedrijf. Bijvoorbeeld voor het uitvoeren van de loonadministratie. Dit zijn verwerkers. Wij geven aan de verwerker alleen de noodzakelijke gegevens en deze verwerkers worden verplicht om jouw persoonsgegevens te beschermen. Wij sluiten met alle verwerkers een overeenkomst af waarin bovenstaande zaken zijn opgenomen.

Intellectuele eigendomsrechten

Alle informatie die op onze website (teksten, logo’s, illustraties en foto’s) zijn ons eigendom of zijn met toestemming opgenomen. Het is niet toegestaan om, zonder onze toestemming, deze informatie te kopiëren, door te sturen of tegen vergoeding beschikbaar te stellen.

Meldplicht datalekken

Wanneer wij een datalek hebben, zijn wij verplicht dit binnen 72 uur te melden bij de autoriteit persoonsgegevens. Heb jij nu een mogelijk datalek bij ons ontdekt? Meld dit dan zo snel mogelijk bij info@kloosterenburen.nl. Vermeld in je mail de gegevens waarmee wij met jou in contact kunnen komen en beschrijf kort het (mogelijke) datalek.

Vragen

Heb je vragen of opmerkingen over deze verklaring dan horen wij dit graag. Je mag dan een mail sturen naar info@kloosterenburen.nl

Wijziging van de privacyverklaring

K&B houdt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen aan deze verklaring.

 

 

 

 

Gegevens rechtspersonen

Coöperatie Klooster&Buren
Prof. Poststraat 1
9977 RN  Kloosterburen
KvK 63662450
tel: 0595-487777
email: info@kloosterenburen.nl

Functionaris voor de gegevensbescherming (FG): M. de Vries
tel: 0640961305

Stichting beheer Olde Heem
Prof. Poststraat 1
9977 RN
Kloosterburen
KVK 67209432

Stichting SintJan
Prof. Poststraat 1
9977 RN
Kloosterburen
KVK 02093617